Neben der flächendeckenden, über das gesamte Schuljahr durchzuführenden Wochenmeldung, nimmt jede Schule einmalig im Schuljahr über einen Erhebungszeitraum von jeweils zwei Wochen an einer Detailerhebung teil, in der zusätzlich unter anderem die Gründe für den Unterrichtsausfall oder Vertretungsmaßnahmen abgefragt werden.
Die Wochenmeldung startet unmittelbar nach den Sommerferien in der ersten Schulwoche.
Über ihre Teilnahme an der zweiwöchigen Detailerhebung werden die Schulen rechtzeitig eine Woche vor Start des für sie gültigen Erhebungszeitraumes informiert.
Diejenigen Schulen, die innerhalb der ersten beiden Wochen des neuen Schuljahres die Detailerhebung durchführen, erhalten entsprechend bereits in der letzten Ferienwoche die Information zur Teilnahme.
Für alle öffentlichen Gymnasien, sowie Grund-, Haupt-, Real-, Gesamt-, Sekundar-, Gemeinschafts-, PRIMUS- und Förderschulen im Bereich der Lern- und Entwicklungsstörungen ist die Teilnahme am Verfahren verpflichtend.

Beim Eigenverantwortlichen Arbeiten (EVA) in der Sekundarstufe II setzen sich Schülerinnen und Schüler selbständig mit Inhalten auseinander, wodurch sie auf dem Weg zum Abitur das wissenschaftliche Arbeiten einüben.
Zu den Ursachen für ersatzlosen Unterrichtsausfall zählen neben kurzfristigen Personalausfällen etwa auch Konferenzen und Dienstbesprechungen der Lehrkräfte während der Schulzeit sowie verkürzte Schultage vor den Ferien, nach Zeugnisausgaben sowie an Einschulungstagen.
Die genauen Gründe für den Unterrichtsausfall werden in der Detailerhebung dokumentiert, an der sich alle Schulen für jeweils zwei Wochen im Schuljahr beteiligen.
Die Ergebnisse dieser Detailerhebung werden mit dem Gesamtbericht für das Schuljahr 2023/24 im 4. Quartal vorliegen.
Neben dem erhöhten Unterrichtsausfall zeigen die Meldungen der Schulen für das erste Halbjahr 2023/24 zugleich ein Plus bei den angesetzten und erteilten Unterrichtsstunden: So waren von Klasse 1 bis 10 durchschnittlich 1,8 Prozent mehr Unterrichtsstunden pro Klasse und Woche angesetzt als noch vor fünf Jahren.

Das stimmt mich optimistisch für die Zukunft".
Mit der flächendeckenden Erhebung wird die Unterrichtserteilung im Verlauf eines Schuljahres systematisch und schulbezogen erfasst.
Die Detailerhebung liefert darüber hinaus konkrete Gründe für Unterrichtsausfall und Vertretungsmaßnahmen.
Alle rund 4.400 öffentlichen Schulen der Schulformen Grundschule, Hauptschule, Realschule, Gesamtschule, Gymnasium, Sekundarschule, PRIMUS-Schule und Förderschule im Bereich der Lern- und Entwicklungsstörungen nehmen daran teil.
Die Ergebnisse der Unterrichtsstatistik beruhen auf einer Rückmeldequote der Schulen von annähernd 100 Prozent.

Ersatzloser Unterrichtsausfall kann vor allem durch kurzfristige Personalausfälle entstehen, aber auch durch Konferenzen und Dienstbesprechungen während der Schulzeit sowie durch verkürzte Schultage nach Zeugnisausgaben oder an Einschulungstagen.
Diese systembedingten Gründe sind weithin akzeptiert, damit Erstklässlerinnen und Erstklässler am zweiten Schultag eingeschult werden können oder alle Schülerinnen und Schüler an Tagen der Zeugnisausgabe nach der dritten Unterrichtsstunde schulfrei haben.
Die genauen Gründe für den Unterrichtsausfall werden weiterhin mit der Detailerhebung dokumentiert, an der sich alle Schulen über das Schuljahr verteilt für einen Zeitraum von jeweils zwei Wochen beteiligen.
Die Ergebnisse dieser Detailerhebung werden wie im Vorjahr mit dem Gesamtbericht für das Schuljahr 2024/25 im 4. Quartal vorliegen.
Schulministerin Dorothe Feller: "Vor uns liegt noch ein weiter Weg, jedoch kommen wir Schritt für Schritt voran.

Ungeachtet dessen ist die Erkrankung von Lehrkräften der häufigste Grund für Unterrichtsausfall.
Mit der flächendeckenden Erhebung wird die Unterrichtserteilung im Verlauf eines Schuljahres systematisch und schulbezogen erfasst.
Die Detailerhebung liefert darüber hinaus konkrete Gründe für Unterrichtsausfall und Vertretungsmaßnahmen.
Alle rund 4.400 öffentlichen Schulen der Schulformen Grundschule, Hauptschule, Realschule, Gesamtschule, Gymnasium, Sekundarschule, PRIMUS-Schule und Förderschule im Bereich der Lern- und Entwicklungsstörungen nehmen daran teil.
Das Verfahren ist in den Schulen und in der Schulaufsicht gut eingeführt.

Diese Anlässe sind im Schulalltag üblich und allgemein anerkannt, etwa damit Erstklässlerinnen und Erstklässler in Ruhe eingeschult werden können oder Schülerinnen und Schüler am Tag der Zeugnisausgabe früher nach Hause gehen.
Dieser weithin akzeptierte Unterrichtsausfall bewegt sich in einer Größenordnung von etwa 2,5 bis 3,0 Prozent.
Die genauen Gründe für den Unterrichtsausfall werden weiterhin mit der Detailerhebung dokumentiert, an der sich alle Schulen über das Schuljahr verteilt für einen Zeitraum von jeweils zwei Wochen beteiligen.
Die Ergebnisse dieser Detailerhebung werden wie im Vorjahr mit dem Gesamtbericht für das Schuljahr 2025/26 im 4. Quartal vorliegen.
Schulministerin Dorothee Feller: "Wir verfolgen im Schulsystem Nordrhein-Westfalen einen klaren Kurs.

Daher wurde dieses Verfahren zum Schuljahr 2018/19 durch die "Flächendendeckende Unterrichtsaufallstatistik mit Detailerhebung" abgelöst.